Ahora que conocemos algunos fundamentos básicos y
simples para administrar nuestro tiempo personal, expuestos en el artículo
anterior, podemos comenzar a trabajar
con ayuda de algunas preguntas que
ayudarán a reconocer cuál es nuestro estilo de administración del tiempo, el mismo que será
extraordinariamente útil cuando sea necesario establecer metas, objetivos y formas de acción relacionados a
nuestro “Plan de Vida”.
El método más apropiado es preguntarse a si mismo
las siguientes preguntas, cuyas
respuestas deberían ser “SI”.
- ¿Ud. es lo suficientemente claro con sus
objetivos de vida?
- ¿Ud. reconoce con claridad cual de esos
objetivos deben ser alcanzados en los siguientes 12 meses?
- ¿Ud. trabaja regularmente para alcanzar
sus objetivos?
- ¿Ud. se siente feliz cuando delega
tareas a otras personas?
- ¿Ud. puede priorizar tareas fácilmente?
- ¿Ud. confía en otras personas que
realizan tareas en su provecho?
- ¿Ud. se deshace fácilmente de las
dificultades?
- ¿Ud. limpia y organiza sus archivos y gavetas con regularidad?
- ¿Ud. usa el teléfono antes de enviar
mensajes escritos cada vez que es posible?
- Cuando llega a casa, ¿Es Ud. capaz de
desconectarse del trabajo?
- ¿Ud. planea su día y semana?
- ¿Ud. prioriza su trabajo?
Cualquier persona puede responder “SI” a todas
estas preguntas, y se puede considerar
muy competente en la administración de su tiempo. Sin embargo, Si somos
forzados a ser bien honestos con nosotros mismos, muchos de nosotros podremos
responder “SI” solamente a una o dos
preguntas como máximo.
Dentro de la labor del Coach, habrán oportunidades
para discutir los puntos fuertes y débiles sobre la administración del tiempo
individual de los clientes. Generalmente muchos individuos tienen la tendencia
de postergar y dejar las actividades
pendientes para mañana. Adicionalmente, ellos tratan de no terminar las tareas
que iniciaron sin tener una buena razón para ello, normalmente sabemos
encontrar excusas y no razones de peso.
LEY DE PARKINSON
“El trabajo se prolonga hasta completar el tiempo
disponible para su conclusión”
EL PRINCIPIO DE PARETO
“El 20% de su tiempo determina
el 80% de su
producción”
Examinando detalladamente ambos postulados, podemos
decir que: el carácter del ser humano es tal, de que si un individuo se permite
a si mismo una mañana entera para producir una carta, luego aquella carta a
pesar de todas las facilidades existentes, le tomará la mañana entera. Sabiendo
por experiencia que, el tiempo justo y necesario para producir una carta es tan
solo de una hora.
Organizando Prioridades
Fundamentalmente, cualquier tarea que una persona
necesita realizar puede ser categorizada en una de las siguientes:
- Importante y Urgente, incluyen tareas como requerimientos de
mensajes telefónicos, o aquellas tareas por las que un cliente esta
esperando respuesta en un plazo corto de tiempo.
- Importante pero no
Urgente, Muchas de las cosas
en la vida no son específicamente urgentes. Esta categoría de tareas
pueden ser postergadas indefinidamente, a menos que el individuo inicie
las acciones deliberadamente. Un buen ejemplo de esta categoría es la
visita al dentista para un examen.
- Urgente pero no
Importante, Son aquellas que
requieren acción inmediata pero que realmente no son de alta prioridad, si
el individuo se detiene a analizar la situación y observar objetivamente.
Un ejemplo de este tipo de tarea es la compra de tarjeteros de plástico
con los nombres de los participantes a una reunión, para remplazar las
actuales etiquetas adhesivas existentes. Si la tarea no es ejecutada a
tiempo para la próxima reunión, el tiempo límite expirará. Pero la reunión
puede realizarse normalmente si la tarea no ha sido efectuada.
- Ocupado “trabajando”, Incluye tareas que no son urgentes ni importantes, pero que probablemente su ejecución es valiosa. Estas tareas frecuentemente distraen la atención. Ellas dan un sentimiento de estar ocupado y activo, en tanto que dejan de lado aquellas tareas importantes pero no urgentes. Un ejemplo clásico se da con la persona que escribe una carta, que al contrario de escribir efectivamente la carta, antes va a ordenar el escritorio, los papeles, desempolvar los muebles, hacer consultas etc. y repentinamente asegura en ese momento que ya es demasiado tarde para escribir la carta.
- Tiempo Perdido, es un concepto muy subjetivo, para una persona ver la TV es “un tiempo completamente perdido” en tanto que para otra persona, ver TV es “ilustrativo” o “divertido”. La regla general a observar es de que si el individuo siente que su tiempo pudo haber sido mejor empleado haciendo alguna otra cosa, luego existe la probabilidad que su tiempo haya sido realmente perdido.
Cada día tenemos un número
diferente de tareas a realizar como que.
·
Algunas son importantes,
algunas no lo son.
·
Algunas son urgentes,
algunas no lo son.
·
Algunas consumen tiempo,
algunas no consumen.
·
Algunas pueden ser
delegadas, algunas no se pueden.
La administración efectiva del tiempo envuelve la
priorización de tareas y apunta a ejecutar no mas de 8 o 10 ( a menos que sean
particularmente rápidas) tareas en un día dado. Habiendo priorizado las tareas,
ellas pueden ser subdivididas en sub-tareas.
Considerando todo lo dicho, la persona ahora puede
producir un plan diario de trabajo, el mismo que debe ser:
·
Efectivo
·
Eficiente
·
Ejecutable
·
Claro de seguir
Si existieran repetidas discrepancias en la
estimación del tiempo para la ejecución de las tareas con el tiempo real
empleado. Esto podría ser percibido por la persona como fallas repetidas en la
administración de su tiempo.
De acuerdo a
uno de los Principios de la Programación Neurolinguística (PNL) “Cuando actuamos, no existen fallas o
errores, solamente hay Feedback o aprendizaje”. De tal forma que la persona
pueda aceptar el feedback como constructivo y readaptar sus planes para futuras
tareas, estimando su tiempo más efectivamente.
El problema más frecuente en la administración del
tiempo es:
“Quedarse sin tiempo antes de
haber concluido todas las tareas”
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