Semillas de Muérdago No 25:   APRENDA A ADMINISTRAR SU TIEMPO CON AYUDA DEL COACHING I

       La mayoría de nosotros tenemos la oportunidad de constatar  a diario, como  las personas que nos rodean se sienten estresadas por  falta de tiempo para sus quehaceres en casa, en el trabajo o para tener momentos de diversión plenos. Algunos de nosotros “parecemos” hacer muchas mas cosas que otros en el periodo de 24 horas, a pesar de que esas 24 horas son el mismo período de tiempo cronológico para todos que están ocupados o sin hacer nada. Es nuestra percepción del tiempo la que varía en ambos casos.

       Entonces, ¿Porqué algunos de nosotros parecemos mas ocupados haciendo nada, mientras que otros parecen encontrarse siempre frente a una montaña de trabajo? La respuesta es una  simple palabra: FOCO.

Si una tarea necesita ser ejecutada, esta debe ser focalizada, excluyendo cualquier otra tarea. La tarea requiere ser escogida como la única en prioridad y concentrarse en ella hasta su conclusión.

Existen tres Principios básicos para la administración del tiempo:

1)    Seleccionar la tarea de mas alta prioridad

2)   Excluir  todas las otras tareas, las otras tareas tendrán que esperar hasta la finalización de la tarea escogida como prioritaria.

3)    Ejecutar la tarea escogida, dando toda su atención,  esfuerzo. destreza y eficiencia posibles.

          La falta de tiempo origina una presión emocional  muy estresante que en nada contribuye con el éxito en las actividades del trabajo, del hogar, en sus relaciones o  carrera profesional. Las personas que no saben administrar bien su tiempo tienen la tendencia de sentirse sobrecargados, atrapados, irritados, incompetentes, agotados o víctimas de las circunstancias.

Un estudio del Dr. De Woot en los EEUU revela la siguiente estadística sobre el tiempo de trabajo de ejecutivos corporativos.

• 49% de su tiempo es gastado en tareas que pudieron ser ejecutadas por sus secretarios.
• 43% de su tiempo fue gastado en tareas que pudieron ser delegadas a sus colegas.
• 5% de su tiempo fue gastado en tareas que pudieron ser delegados en sus subordinados.
• Dejando únicamente 3% de su tiempo para ser gastado en tareas apropiadas de su  nivel de performance. 

          Existen tres categorías básicas de personalidad para quienes la batalla de administrar bien el tiempo siempre estará perdida.

• Oveja sin perro ovejero, siempre parece estar en estado de crisis, con falta de dirección y con necesidad constante de que alguien le señale el curso de acción adecuado.
• Adicto al trabajo, son personas que constantemente demandan mas trabajo de si mismos y de los demás, son personas estresadas y de elevado  temperamento.
• Perfeccionistas, siempre están tratando de lograr lo imposible, lo perfecto (somos seres humanos por lo tanto sujetos a errores), estos individuos viven en un constante estado de tensión.

Sin embargo existe un tipo de personalidad para quienes la batalla de administrar el tiempo será una victoria, ella es:

Concentrado, Estos individuos  tienen una habilidad específica de compartimentar sus vidas, en otras palabras. Ellos pueden separar totalmente cualquier número de diferentes aspectos de sus vidas y concentrase en una parte, excluyendo todas las demás. Ejemplos de esos compartimentos podrían ser: trabajo. desplazamiento al o del trabajo, familia, deportes, compras y diversión.

Cuando un compartimento está abierto para ejecutar una tarea, los otros compartimentos están cerrados y excluidos, Los “concentrados” pueden dedicarse exclusivamente a las tareas del momento, pero no pueden integrar ninguna otra tarea de otro compartimento diferente.

Por ejemplo: Un hombre tiene su compartimento “trabajo” abierto. El está ocupado y totalmente concentrado en su tarea de trabajo. Su esposa le telefonea y el simplemente no puede comunicarse con ella – se muestra abrupto- aparentemente poco afectivo, mostrando no desear ser interrumpido por trivialidades. Sin embargo, cuando llega a casa, su compartimento “familia” será abierto y será un buen esposo y padre….hasta que sea tiempo de cambiar de compartimento nuevamente.

          Es más saludable ser capaz de cambiar libremente de compartimentos, y absorber una variedad de tareas y experiencias cada día, permitiendo sobre posiciones cuando sean necesarias, sin descuidar el FOCO en la tarea principal seleccionada, de tal forma de no causar estrés y agotamiento.

Como podemos observar el “arte de administrar el tiempo”, significa ser capaz de dosificar exactamente el tiempo que debe tomar la tarea específica seleccionada, adicionando 10%  de tiempo para errores, bajo los 3 Principios Básicos de Administración del Tiempo, la tarea debe ser seleccionada, las otras tareas excluidas y la tarea escogida como vital en ese momento debe ser ejecutada hasta lograr su realización efectiva con eficacia y destreza.