Semillas de Muérdago No 26: APRENDA A ADMINISTRAR SU TIEMPO CON AYUDA DEL COACHING II

      Ahora que conocemos algunos fundamentos básicos y simples para administrar nuestro tiempo personal, expuestos en el artículo anterior,  podemos comenzar a trabajar con ayuda de algunas preguntas que  ayudarán a reconocer cuál es nuestro estilo de administración del tiempo, el mismo que será extraordinariamente útil cuando sea necesario establecer metas,  objetivos y formas de acción relacionados a nuestro “Plan de Vida”.

      El método más apropiado es preguntarse a si mismo las siguientes  preguntas, cuyas respuestas deberían ser “SI”.

• ¿Ud. es lo suficientemente claro con sus objetivos de vida?
• ¿Ud. reconoce con claridad cual de esos objetivos deben ser alcanzados en los siguientes 12 meses?
• ¿Ud. trabaja regularmente para alcanzar sus objetivos?
• ¿Ud. se siente feliz cuando delega tareas a otras personas?
• ¿Ud. puede priorizar tareas fácilmente?
• ¿Ud. confía en otras personas que realizan tareas en su provecho?
• ¿Ud. se deshace fácilmente de las dificultades?
• ¿Ud. limpia y organiza sus archivos  y gavetas con regularidad?
• ¿Ud. usa el teléfono antes de enviar mensajes escritos cada vez que es posible?
• Cuando llega a casa, ¿Es Ud. capaz de desconectarse del trabajo?
• ¿Ud. planea su día y semana?
• ¿Ud.  prioriza su trabajo? 

      Cualquier persona puede responder “SI” a todas estas preguntas, y  se puede considerar muy competente en la administración de su tiempo. Sin embargo, Si somos forzados a ser bien honestos con nosotros mismos, muchos de nosotros podremos responder “SI”  solamente a una o dos preguntas como máximo.

      Dentro de la labor del Coach, habrán oportunidades para discutir los puntos fuertes y débiles sobre la administración del tiempo individual de los clientes. Generalmente muchos individuos tienen la tendencia de postergar y dejar  las actividades pendientes para mañana. Adicionalmente, ellos tratan de no terminar las tareas que iniciaron sin tener una buena razón para ello, normalmente sabemos encontrar excusas  y no razones de peso. 

LEY DE PARKINSON

“El trabajo se prolonga hasta completar el tiempo disponible para su conclusión”

EL PRINCIPIO DE PARETO

“El 20% de su tiempo determina

el  80% de su producción”

      Examinando detalladamente ambos postulados, podemos decir que: el carácter del ser humano es tal, de que si un individuo se permite a si mismo una mañana entera para producir una carta, luego aquella carta a pesar de todas las facilidades existentes, le tomará la mañana entera. Sabiendo por experiencia que, el tiempo justo y necesario para producir una carta es tan solo de una hora.

Organizando Prioridades

Fundamentalmente, cualquier tarea que una persona necesita realizar puede ser categorizada en una de las siguientes:

• Importante y Urgente, incluyen tareas como requerimientos de mensajes telefónicos, o aquellas tareas por las que un cliente esta esperando respuesta en un plazo corto de tiempo.
• Importante pero no Urgente, Muchas de las cosas en la vida no son específicamente urgentes. Esta categoría de tareas pueden ser postergadas indefinidamente, a menos que el individuo inicie las acciones deliberadamente. Un buen ejemplo de esta categoría es la visita al dentista para un examen.
• Urgente pero no Importante, Son aquellas que requieren acción inmediata pero que realmente no son de alta prioridad, si el individuo se detiene a analizar la situación y observar objetivamente. Un ejemplo de este tipo de tarea es la compra de tarjeteros de plástico con los nombres de los participantes a una reunión, para remplazar las actuales etiquetas adhesivas existentes. Si la tarea no es ejecutada a tiempo para la próxima reunión, el tiempo límite expirará. Pero la reunión puede realizarse normalmente si la tarea no ha sido efectuada.
• Ocupado “trabajando”, Incluye tareas que no son urgentes ni importantes, pero que probablemente su ejecución es valiosa. Estas tareas frecuentemente distraen la atención. Ellas dan un sentimiento de estar ocupado y activo, en tanto que dejan de lado aquellas tareas importantes pero no urgentes. Un ejemplo clásico se da con la persona que escribe una carta, que al contrario de escribir efectivamente la carta, antes va a ordenar el escritorio, los papeles, desempolvar los muebles, hacer consultas etc. y repentinamente asegura  en ese momento que ya es demasiado tarde para escribir la carta.
• Tiempo Perdido, es un concepto muy subjetivo, para una persona ver la TV es “un tiempo completamente perdido” en tanto que para otra persona, ver TV es “ilustrativo” o “divertido”. La regla  general a observar es de que si el individuo siente que su tiempo pudo haber sido mejor empleado haciendo alguna otra cosa, luego existe la probabilidad que su tiempo haya sido realmente perdido. 

Cada día tenemos un número diferente de tareas a realizar como que.

·         Algunas son importantes, algunas no lo son.

·         Algunas son urgentes, algunas no lo son.

·         Algunas consumen tiempo, algunas no consumen.

·         Algunas pueden ser delegadas, algunas no se pueden.

      La administración efectiva del tiempo envuelve la priorización de tareas y apunta a ejecutar no mas de 8 o 10 ( a menos que sean particularmente rápidas) tareas en un día dado. Habiendo priorizado las tareas, ellas pueden ser subdivididas en sub-tareas.

Considerando todo lo dicho, la persona ahora puede producir un plan diario de trabajo, el mismo que debe ser:

·         Efectivo

·         Eficiente

·         Ejecutable

·         Claro de seguir

      Si existieran repetidas discrepancias en la estimación del tiempo para la ejecución de las tareas con el tiempo real empleado. Esto podría ser percibido por la persona como fallas repetidas en la administración de su tiempo.

      De acuerdo a  uno de los Principios de la Programación Neurolinguística (PNL) “Cuando actuamos, no existen fallas o errores, solamente hay Feedback o aprendizaje”. De tal forma que la persona pueda aceptar el feedback como constructivo y readaptar sus planes para futuras tareas, estimando su tiempo más efectivamente.

El problema más frecuente en la administración del tiempo es:

“Quedarse sin tiempo antes de haber concluido  todas las tareas”

Semillas de Muérdago No 25:   APRENDA A ADMINISTRAR SU TIEMPO CON AYUDA DEL COACHING I

       La mayoría de nosotros tenemos la oportunidad de constatar  a diario, como  las personas que nos rodean se sienten estresadas por  falta de tiempo para sus quehaceres en casa, en el trabajo o para tener momentos de diversión plenos. Algunos de nosotros “parecemos” hacer muchas mas cosas que otros en el periodo de 24 horas, a pesar de que esas 24 horas son el mismo período de tiempo cronológico para todos que están ocupados o sin hacer nada. Es nuestra percepción del tiempo la que varía en ambos casos.

       Entonces, ¿Porqué algunos de nosotros parecemos mas ocupados haciendo nada, mientras que otros parecen encontrarse siempre frente a una montaña de trabajo? La respuesta es una  simple palabra: FOCO.

Si una tarea necesita ser ejecutada, esta debe ser focalizada, excluyendo cualquier otra tarea. La tarea requiere ser escogida como la única en prioridad y concentrarse en ella hasta su conclusión.

Existen tres Principios básicos para la administración del tiempo:

1)    Seleccionar la tarea de mas alta prioridad

2)   Excluir  todas las otras tareas, las otras tareas tendrán que esperar hasta la finalización de la tarea escogida como prioritaria.

3)    Ejecutar la tarea escogida, dando toda su atención,  esfuerzo. destreza y eficiencia posibles.

          La falta de tiempo origina una presión emocional  muy estresante que en nada contribuye con el éxito en las actividades del trabajo, del hogar, en sus relaciones o  carrera profesional. Las personas que no saben administrar bien su tiempo tienen la tendencia de sentirse sobrecargados, atrapados, irritados, incompetentes, agotados o víctimas de las circunstancias.

Un estudio del Dr. De Woot en los EEUU revela la siguiente estadística sobre el tiempo de trabajo de ejecutivos corporativos.

• 49% de su tiempo es gastado en tareas que pudieron ser ejecutadas por sus secretarios.
• 43% de su tiempo fue gastado en tareas que pudieron ser delegadas a sus colegas.
• 5% de su tiempo fue gastado en tareas que pudieron ser delegados en sus subordinados.
• Dejando únicamente 3% de su tiempo para ser gastado en tareas apropiadas de su  nivel de performance. 

          Existen tres categorías básicas de personalidad para quienes la batalla de administrar bien el tiempo siempre estará perdida.

• Oveja sin perro ovejero, siempre parece estar en estado de crisis, con falta de dirección y con necesidad constante de que alguien le señale el curso de acción adecuado.
• Adicto al trabajo, son personas que constantemente demandan mas trabajo de si mismos y de los demás, son personas estresadas y de elevado  temperamento.
• Perfeccionistas, siempre están tratando de lograr lo imposible, lo perfecto (somos seres humanos por lo tanto sujetos a errores), estos individuos viven en un constante estado de tensión.

Sin embargo existe un tipo de personalidad para quienes la batalla de administrar el tiempo será una victoria, ella es:

Concentrado, Estos individuos  tienen una habilidad específica de compartimentar sus vidas, en otras palabras. Ellos pueden separar totalmente cualquier número de diferentes aspectos de sus vidas y concentrase en una parte, excluyendo todas las demás. Ejemplos de esos compartimentos podrían ser: trabajo. desplazamiento al o del trabajo, familia, deportes, compras y diversión.

Cuando un compartimento está abierto para ejecutar una tarea, los otros compartimentos están cerrados y excluidos, Los “concentrados” pueden dedicarse exclusivamente a las tareas del momento, pero no pueden integrar ninguna otra tarea de otro compartimento diferente.

Por ejemplo: Un hombre tiene su compartimento “trabajo” abierto. El está ocupado y totalmente concentrado en su tarea de trabajo. Su esposa le telefonea y el simplemente no puede comunicarse con ella – se muestra abrupto- aparentemente poco afectivo, mostrando no desear ser interrumpido por trivialidades. Sin embargo, cuando llega a casa, su compartimento “familia” será abierto y será un buen esposo y padre….hasta que sea tiempo de cambiar de compartimento nuevamente.

          Es más saludable ser capaz de cambiar libremente de compartimentos, y absorber una variedad de tareas y experiencias cada día, permitiendo sobre posiciones cuando sean necesarias, sin descuidar el FOCO en la tarea principal seleccionada, de tal forma de no causar estrés y agotamiento.

Como podemos observar el “arte de administrar el tiempo”, significa ser capaz de dosificar exactamente el tiempo que debe tomar la tarea específica seleccionada, adicionando 10%  de tiempo para errores, bajo los 3 Principios Básicos de Administración del Tiempo, la tarea debe ser seleccionada, las otras tareas excluidas y la tarea escogida como vital en ese momento debe ser ejecutada hasta lograr su realización efectiva con eficacia y destreza.

Semillas de Muérdago No 24: LA MAGIA DE PENSAR EN GRANDE

Iniciar un nuevo día es una bendición divina, en el cual no podemos escapar de la actividad más divertida del SER humano, el proceso de PENSAR, por tanto;  porqué no aprovechar para  “pensar en grande”?

Cualquiera puede pensar  limitadamente, de hecho  hay muchos que piensan así, respecto a sus capacidades  y posibilidades de desarrollo, se mantienen en el mismo lugar  y haciendo exactamente las mismas cosas a lo largo de una vida entera, sin señales   significativas de  cambio o algún crecimiento. Esto se debe únicamente al tipo de pensamiento condicionado y limitado que han aprendido a practicar desde niños y no a su falta de inteligencia o aptitudes personales.

Es muy probable que muchos de nosotros o personas de nuestro entorno a quienes conocemos desde  la infancia están en esas mismas condiciones, viviendo en el mismo lugar y con el mismo tipo de vida rutinaria  y conformista, sin mayores cambios o visos de superación sin pensar en GRANDE. Seguro que todos podemos enumerar decenas de casos de ese tipo en personas muy conocidas.

La esencia del pensamiento en grande, es no solo pensar en lo que es posible, si no pensar en lo que parece casi imposible, esto le exigirá  a crecer y moverse más allá de lo que sabe de si mismo. Piense en lo que siempre quiso hacer o tener en su vida…..en aquellas cosas en las cuales su corazón habla……….

        “Si puedes soñar en algo, lo puedes conseguir”

                                                                          ~Walt Disney

Pensar en grande es sinónimo de crecimiento, grandeza. Pensar limitado significa permanecer eternamente pequeño. Ud. es quien decide y es el ÚNICO responsable del tipo de vida que lleva. Ud. es quien tiene que escoger sus pensamientos. Trate de todas las formas de alimentarse con grandes pensamientos y energías para direccionar su vida diaria.

Sea osado y deje a su imaginación volar. Esto no significa pensar fuera de la realidad o tratar de hacer cosas sobrehumanas, significa permitirse ser guiado por sus propios sueños y su Ser Superior conectados a la infinita sabiduría del Universo.

Si llegando a este punto, percibimos la inmensidad de nuestras posibilidades propias de crecimiento y consecución de una excelente calidad de vida, originados en  nuestros sueños más preciados y  pensamiento en grande, será más fácil entrar en la fase de planeamiento y ejecución de nuestra vida. Gracias a estudios sobre el comportamiento humano y la forma como trabaja nuestra mente, Actualmente es posible contar con profesionales en Coaching para orientarlo y motivarlo en la realización de sus sueños.

Hasta aquí, no se ha hablado nada diferente de los que ya venimos escuchando o viendo en toda una serie de libros, programas, artículos de diferentes autores y fuentes de auto ayuda. La literatura de pensar en grande es muy conocida,  diría que siempre nos han hablado de lo mismo, desde la escuela siendo aún niños, en casa, los padres. Pero infelizmente todo eso siempre queda en el nivel  teórico. Al leerlo o escucharlo en una conferencia suena bonito hace mucho sentido, pero sin embargo nada cambia, seguimos igual, en las mismas, debido a la  inercia y al hábito, el rechazo al cambio, entramos en la zona de confort y no queremos salir de ella porque es más fácil vivir lo conocido que  aventurarse en lo desconocido.

Es en este momento  que el Coaching  revela una gran diferencia de enfoque, porque es más fácil caminar en terreno desconocido con la luz de un guía que sin él. La labor del Coach es eminentemente práctica sin mucha teoría  y es quien va a, orientar, guiar, motivar, facilitar para que el cliente camine con sus propias piernas al destino que el mismo escogió en sus sueños. Para ello el cliente necesita de una clara Intención de cambio y una poderosa Determinación para no sucumbir en el oleaje de las acciones al pasar del pensamiento a los hechos, ello requiere de toda su energía. El Coach  estará a su lado para auxiliarlo en caso  desmaye.  ¿ No sucede lo mismo cuando Ud. va al gimnasio por primera vez?, claro que podría hacer una serie de ejercicios completamente solo sin la ayuda de nadie,  si es que se atreve, por supuesto……pero  sería mucho mejor pedir la colaboración de un Personal Trainer profesional que le explique los detalles, objetivos y la eficiencia de cada ejercicio en cada aparato hasta quedar completamente en forma.

Nuestra calidad de vida se construye todos los días a pocos, con pensamientos grandes y con una práctica decida de pequeños buenos hábitos,  pensar, actuar y repetir !!,